專案管理：快速建立專案的多個資料夾

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學界研究計畫或企業專案執行過程中，產出的各式文件往往散落在電腦各個位置。之後想到要找某一專案結案簡報內很棒的構想，卻找不到檔案。怎樣透過資料夾命名規則，有效率組織自己專案的產出，快速地一次建立多個資料夾！

pens and pencils
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解決方式

將計畫的重要交付文件 （delivery），依照類型命名資料夾名稱，例如：

  • 計畫簡稱_01計畫書
  • 計畫簡稱_02期中報告
  • 計畫簡稱_03期末報告
  • 計畫簡稱_04專案會議記錄
  • 計畫簡稱_05研究行政
  • 計畫簡稱_06文獻資料

    • 如果使用 Mac 或者是 Linux 作業系統

    1. 打開 Mac 的終端機或者是 Linux 的 console 

    2. 複製以下指令，再按 Enter 按鍵

    export PRJ_NAME=計畫簡稱 

    mkdir -p $PRJ_NAME

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_01計畫書

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_02期中報告

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_03期末報告

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_04專案會議記錄

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_05研究行政

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_06文獻資料

     

    第一行指令的「計畫簡稱」可以改成自己的計畫名稱，例如「大平台」

    export PRJ_NAME=大平台

    mkdir -p $PRJ_NAME

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_01計畫書

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_02期中報告

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_03期末報告

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_04專案會議記錄

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_05研究行政

    mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_06文獻資料

    輸入上述指令，不到一秒的時間，就可以快速建立專案管理需要的多個資料夾。

    指令說明

    • export PRJ_NAME=計畫簡稱
      • 指定臨時的系統變數 PRJ_NAME 其欄位值是「計畫簡稱」
      • 如果要確定指令有沒有生效，可以輸入「echo $PRJ_NAME」確認
    • mkdir -p $PRJ_NAME
      • 建立「計畫簡稱」資料夾，因為多行指令會用到「計畫簡稱」，所以使用錢符號 $ 加上系統變數 $PRJ_NAME 來呼叫指定的欄位值「計畫簡稱」
      • -p 選項，指在資料夾不存在時才建立資料夾
    • mkdir -p $PRJ_NAME/${PRJ_NAME}_01計畫書
      • 目的建立新的子資料夾「計畫簡稱_01計畫書」。可以注意到有兩種變數宣告方法 (1) $PRJ_NAME (2) ${PRJ_NAME} 後者因為要與其他文字黏在一起，所以需要額外使用 { ... } 來宣告系統變數。
      • 如果新的子資料夾名稱包含空格，例如「計畫簡稱 01計畫書」，則要用雙引號框住：「mkdir -p $PRJ_NAME/"${PRJ_NAME} 01計畫書"」。
    因為是臨時的系統變數，關閉終端機視窗後，電腦會自動清除臨時的系統變數。

    如果使用 Windows 作業系統

    1. Windows 程式集 --> Windows 系統 --> 命令提示字元

    2. 複製以下指令，再按 Enter 按鍵

    SET PRJ_NAME=大平台

    MD %PRJ_NAME%

    MD %PRJ_NAME%\%PRJ_NAME%_01計畫書

    MD %PRJ_NAME%\%PRJ_NAME%_02期中報告

    MD %PRJ_NAME%\%PRJ_NAME%_03期末報告

    MD %PRJ_NAME%\%PRJ_NAME%_04專案會議記錄

    MD %PRJ_NAME%\%PRJ_NAME%_05研究行政

    MD %PRJ_NAME%\%PRJ_NAME%_06文獻資料

    指令說明

    • SET PRJ_NAME=計畫簡稱
      • 指定臨時的系統變數 PRJ_NAME 其欄位值是「計畫簡稱」
      • 如果要確定指令有沒有生效，可以輸入「echo %PRJ_NAME%」確認
    • MD %PRJ_NAME%
      • 建立「計畫簡稱」資料夾，因為多行指令會用到「計畫簡稱」，所以使用比例符號 % 加上系統變數 %PRJ_NAME% 來呼叫指定的欄位值「計畫簡稱」
    • MD %PRJ_NAME%\%PRJ_NAME%_01計畫書
      • 目的建立新的子資料夾「計畫簡稱_01計畫書」
      • 如果新的子資料夾名稱包含空格，例如「計畫簡稱 01計畫書」，則要用雙引號框住：「mkdir -p $PRJ_NAME/"%PRJ_NAME% 01計畫書"」。
    因為是臨時的系統變數，關閉命令提示字元視窗後，電腦會自動清除臨時的系統變數。


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    參考資料

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