如何搭配 ChatGPT 協作修改 Excel 函數

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工作上開始習慣使用 ChatGPT 提供的 Excel 函數處理資料。不過，回答的品質取決於給予的提示資訊，若 ChatGPT 的答案無法滿足需求，建議提供更多資料線索、查閱相關文件或提出修正的要求。 

可以解決問題的機器人，就是好機器人！ by Bing

問題過程

狀況一、機器人提供的答案，不一定是適當或正確的

有次資料清理需要去除欄位值內的英文文字，機器人提供的答案是

=TEXTJOIN("", TRUE, IF(ISERROR(FIND(MID(A1,ROW(INDIRECT("1:"&LEN(A1))),1),"ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwxyz")), MID(A1,ROW(INDIRECT("1:"&LEN(A1))),1), ""))

的確可以去除英文字，但是實際資料還包含的數字也被去除了。在提示文字中提供比較多的範例資料 (example data) 或者更明確地敘述自己的問題，讓機器人比較清楚狀況。

狀況二、機器人提供的答案，過度符合特定情境，也增加公式的複雜性

看到同仁使用 ChatGTP 協作撰寫 Excel 函數，詢問如何將 「A2, C2, D2, E2 儲存格的欄位值文字結合，並用逗號分隔」。ChatGPT 機器人提供的函數建議：

= A2 & "," & C2 & "," & D2 & "," & E2

輸出之後，發現有一列因為欄位值都是空白，導致出現連續的逗號「,,,」。進一步詢問如何去除逗號。下圖結果中 ChatGPT 為了要去除逗號，共使用三次 SUBSTITUTE 函數，分別去除一個逗號、二個逗號、三個逗號。

= TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,",,",""),",,",","),",,",""))

可以想像如果日後實際資料的出現五個連續逗號的話，需要額外增加 SUBSTITUTE 條件。機器人提供的解法，符合特定情境，也增加公式的複雜性

解決問題

對於不瞭解 Excel 函數的人，不加思考直接套用 ChatGPT 提供的答案，是滿有可能的。但是閱讀 SUBSTITUTE 函數的文件，其實不需要逐一去除一個逗號、二個逗號、三個逗號。函數可以改寫成：
= TRIM(SUBSTITUTE(A1,",",""))
ChatGPT 提供的回答，有時候因為提供的提示文字 (prompt) 敘述方式，導致回答會過度符合提示的狀況。如果實際資料比較複雜，反而造成原本的回答無法使用或不好使用。

建議與 ChatGPT 的協作方式：
  • 如果 ChatGPT 回答結果不是你要的，提出修改的要求
  • 如果狀況允許的話，在提示文字中提供比較多的範例資料 (example data)
  • 取得 ChatGPT 回答結果後，進一步查閱官方文件 (Microsoft Support 或 Google 文件編輯器說明)，瞭解函數原本的功能。如果熟知 Excel 函數，還有 JOIN 與 TEXTJOIN 可以處理文字結合。

參考資料

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